Denne personvernerklæringen handler om hvordan Direktoratet for mineralforvaltning med Bergmesteren for Svalbard (DMF) samler inn og bruker personopplysninger.
Personopplysninger
Personopplysninger er enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person. Alle opplysninger som kan knyttes til en enkeltperson skal behandles med varsomhet og behandling av personopplysninger er underlagt særskilte regler.
Personvern
Personvern handler om retten til å ha sitt privatliv i fred samt å vite hvem som behandler hvilke personopplysninger om deg.
Idealet er at den enkelte skal ha råderett over sine egne personopplysninger. Personvernet er derfor knyttet til individets selvbestemmelse, samtykke og innsynsrett. DMF behandler i stor grad personopplysninger for å utøve offentlig myndighet som vi er lovpålagt.
Behandlingsansvarlig
Direktoratet for Mineralforvaltning med Bergmesteren for Svalbard ved direktøren er behandlingsansvarlig for DMF sin behandling av personopplysninger.
Behandling av personopplysninger
Direktoratet for Mineralforvaltning er underlagt personopplysningsloven og personvernforordningen ved vår behandling av personopplysninger.
Vi vil i hovedsak innhente personopplysningene som registreres direkte fra deg som bruker. Du blir varslet dersom vi henter inn opplysninger om deg, med mindre innsamlingen av opplysninger er lovpålagt, varsling er umulig eller svært vanskelig, eller er det er opplagt at du kjenner til opplysningene som varselet skal inneholde.
Derfor behandler vi personopplysninger om deg
Formålet med DMFs behandling av personopplysninger er i første rekke for å ivareta våre forvaltningsoppgaver tilknyttet mineralaktivitet.
UTØVELSE AV OFFENTLIG MYNDIGHET OG OPPGAVER I ALLMENNHETENS INTERESSE
DMF behandler personopplysninger i den grad lovgivningen pålegger eller gir oss adgang til slik behandling. Vi innhenter de personopplysningene vi trenger for å kunne utføre våre pålagte forvaltningsoppgaver. Alle personopplysninger behandles fortrolig og blir utelukkende brukt til saksbehandling av saken innsendelsen gjelder.
BESVARE HENVENDELSER SOM KOMMER INN TIL OSS
DMF behandler navn, telefonnummer, e-postadresse, fødselsnummer, adresse, postnummer, poststed, land og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen til oss.
I tilfeller der du har sendt inn et skjema i digital form til Direktoratet for Mineralforvaltning, eller er registrert som søker/ eier av en rettighet lagres ditt fødselsnummer og navn. Dette brukes for å kunne vite med sikkerhet hvem som er juridisk søker/ eier av en rettighet. Opplysningene gjør DMF i stand til å utføre saksbehandlingen av henvendelser som kommer inn til oss.
Informasjonskapsler
Direktoratet for Mineralforvaltning sine hjemmeside, Dirmin.no, og "Min Side"-løsning bruker ikke informasjonskapsler for å spore brukere eller overvåke bruk.
En fullstendig oversikt over hvilke informasjonskapsler vil du få når du logger deg inn på Min Side.
SAKSBEHANDLINGSSYSTEM
All henvendelser til og fra Direktoratet for Mineralforvaltning blir journalført i vårt saksbehandlingssystem Public 360.
Hovedregelen etter offentlighetsloven er at våre saksdokumenter er offentlig tilgjengelig. Det betyr at alle som spør om det, vil kunne gjøres seg kjent med innholdet i dokumentene. Din henvendelse til DMF vil også være offentlig, enten den kommer i form av brev eller med e-post.
Det kan registreres ulike former for personopplysninger i saksbehandlingssystemet. Typisk er grunndata som navn, adresse og telefonnummer. Opplysningen kommer som regel skriftlig fra den registrerte selv eller etter lovhjemmel.
DMF håndterer også en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentligheten (offentlighetsloven/forvaltningsloven). Interne dokumenter kan også unntas offentligheten.
HJEMMESIDE
DMF ønsker at besøkende på nettsidene våre skal finne det de er ute etter raskest mulig. For å lage og vedlikeholde et brukerrettet nettsted er vi avhengig av å kunne analysere brukermønsteret til de som bruker sidene våre ved hjelp av informasjonskapsler.
Hensikten med bruken av informasjonskapsler er å utarbeide statistikk som brukes til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempel på hva statistikken gir svar på er; hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer og hvilke nettlesere som blir brukt.
Den informasjonen vi da samler inn vil ikke kunne spores tilbake til den enkelte bruker.
MIN SIDE
DMF bruker elektroniske skjema for å forenkle og effektivisere offentlig forvaltning. Når du fyller ut et elektronisk skjema vil informasjonen du gir der bare bli brukt til det formålet søknaden er ment for.
IP-adressa, informasjon om nettleser, tidspunkt for besøk og hvilke sider i våre system du har besøkt logges for å kunne følge med på trafikk i systemene og bidra i feilsøking.
Data knyttes ikke til deg som person, men gjør at vi kan følge med på kapasitet i systemene, hvilke sider som generere feilmeldinger og lignende.
Utlevering av personopplysninger
DMF deler ikke dine personopplysninger med andre eksterne tredjeparter enn de som er leverandører av våre IT-systemer eller drifter våre web-sider.
Dine personopplysninger og rettigheter sikres gjennom databehandleravtaler med disse leverandørene.
Overføring av personopplysninger til utlandet
Vi utleverer ikke personopplysninger til land utenfor EU-/EØS-området.
Slik beskytter vi dine opplysninger
Beskyttelse av dine personopplysninger er en høyt prioritert oppgave for oss. Vi arbeider systematisk for å ivareta informasjonssikkerhet og beskytte personopplysninger og annen konfidensiell informasjon mot uautorisert tilgang og bruk.
Hvem har tilgang til opplysningene
Saksbehandlere hos DMF har tilgang til opplysningene i forbindelse med arbeid med rettigheter, rapporter o.l.
Systemutviklere hos DMF har tilgang til opplysningene og vil kunne bruke dem i forbindelse med feilsøking, teknisk support o.l.
Bruk av databehandlere
DMF bruker i enkelte tilfeller eksterne databehandlere for å lagre personopplysninger på våre vegne.
I slike tilfeller inngår vi avtaler med databehandler for å sikre at behandlingen av opplysningene er i samsvar med personvernregelverket og våre krav til behandling av personopplysninger.
Bruken av databehandlere er ikke å regne som en utlevering av personopplysninger.
Lagringstid
Personopplysninger skal ikke opplysninger lagres lenger enn det som er nødvendig ut fra det formål de er lagret for. Hvis opplysninger ikke deretter skal oppbevares i henhold til arkivloven eller annen lovgivning, skal de slettes.
Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg
Du har rett til å kreve innsyn, korrigering eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet.
Innsyn
Etter personopplysningsregelverket har den enkelte rett til innsyn i egne personopplysninger. DMF har plikt til å gi deg innsyn og informasjon om registrerte opplysninger vi har om deg innen 30 dager. Innsyn kan fås ved å sende skriftlig henvendelse til Direktoratet for Mineralforvaltning: mail@dirmin.no
Klager
Du kan melde fra til Datatilsynet dersom du ikke får innsyn i egne opplysninger du har innsynsrett i, eller har annen klage på behandling av personopplysningene, se datatilsynet.no.
Rett til sletting
Du har rett til å få personopplysninger om deg selv rettet eller slettet uten ugrunnet opphold slik dette fremgår av regelverket. Samtidig kan du ikke kreve opplysninger om deg selv slettet dersom vår behandling er nødvendig for å utføre en oppgave i allmenhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som DMF er pålagt.
Øvrig regelverk kan også begrense din rett til sletting.
Endringer
DMF vil med jevne mellomrom kunne oppdatere eller endre personvernerklæringen. Ved større endringer vil vi informere om dette.